Datenschutz: Fristen beim Umgang mit Auskunftsersuchen.

Das Auskunftsersuchen ist ein Thema, zu welchem es viele Urteile gibt. Nicht nur zur Frage, was im Rahmen der Auskunft für Informationen zu erteilen sind. Urteile gibt es auch zur Frage der Fristberechnung nach Art. 12 Abs. 3 S. 1 DS-GVO.

Wie werden Fristen ermittelt?

Wann beginnt eigentlich die Frist des Art. 12 Abs. 3 S. 1 DS-GVO zu laufen, wenn die Auskunft von einem Anwalt für Mandanten verlangt wird? Hierzu entschied das AG Mitte (Urt. v. 29.7.2019, 7 C 185/18), dass die Frist erst mit Vorlage einer Originalvollmacht zu laufen beginnt. Sie könnten jedoch fristgerecht auf die fehlende Bevollmächtigung des Rechtsanwalts hinweisen und so eine erneute Geltendmachung des Auskunftsrechts unter Vorlage einer ausreichenden Vollmacht ermöglichen, vgl. TB 2020 LDA Brandenburg, S. 50.

Was passiert, wenn eine kurze Frist für die Auskunft gesetzt wird, die erheblich vom gesetzlichen Wortlaut abweicht? In diesem Falle ist die Frist gegenstandslos und Sie können die Frist nach Art. 12 Abs. 3 DS-GVO berechnen. Die Auskunft selbst ist innerhalb der gesetzlichen Frist zu erteilen.

Bis wann muss die Auskunft erteilt werden?

Eine Auskunft ist unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags zur Verfügung zu stellen, vgl. Art. 12 Abs. 3 DS-GVO. In der Praxis wird die Formulierung häufig so ausgelegt, dass maximal ein Monat nach Eingang des Antrages Zeit zur Verfügung steht.

Nach einem Urteil des Arbeitsgerichts Duisburg (Urt. v. 23.03.2023, 3 CA 44/23) bedeutet „unverzüglich“ in Anlehnung an ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG, Urteil v. 27.2.2020 – 2 AZR 390/19) jedoch eine Zeitspanne von nicht mehr als einer Woche. Diese Frist sei zu berücksichtigen, wenn keine besonderen Umstände vorlägen. So war es im entschiedenen Fall, bei dem eine Negativ-Auskunft an einen Bewerber nach Auffassung des Gerichts verspätet erteilt wurde.

Da es sich bisher um das einzige Urteil zu der Frage handelt, dürfte die richtige Antwort in der Beurteilung des jeweiligen Einzelfalls zu finden sein. Ist eine Auskunft unverzüglich möglich, weil z.B. die Recherche problemlos möglich ist, wird die Frist von einer Woche einzuhalten sein. Sind hingegen aufwändigere Recherchen erforderlich, z. B. über verschiedene Abteilungen hinweg, ist eine Auskunft in jedem Fall innerhalb eines Monats zu erteilen, wenn keine Verlängerungsgründe vorliegen.

Der Datenschutzexperte Christof Kolyvas von KUECK Industries hilft Ihnen bei diesen und ähnlichen Datenschutzfragen gerne weiter.