Für personenbezogene Daten von Bewerbern gelten spezielle Regelungen. So dürfen sie z.B. nicht in die Archivierung einbezogen werden oder nach einer Absage länger als sechs Monate gespeichert werden. Keine gute Idee ist es deswegen, den firmeninternen Outlook Kalender zu verwenden, um Termine für Bewerbungsgespräche dort einzutragen und Termineinladungen zu verschicken, wenn diese mehr als den Betreff und den Namen der Bewerber enthalten.
Personenbezogene Daten von Bewerbern müssen an einem Speicherort zentral gespeichert werden, für den ein wirksames (dokumentiertes) Zugriffskonzept besteht. Zudem muss ein dokumentiertes Löschkonzept für die personenbezogenen Daten von Bewerbern vorliegen, damit diese nicht länger als gesetzlich erlaubt aufbewahrt werden.
Ob diese Kriterien bei der Eintragung in Outlook Kalender und dem Versand der Termine an andere Teilnehmer gewahrt bleibt, muss ist kritisch zu prüfen. Es ist zu beachten, dass die gesetzlichen Löschfristen eingehalten werden und das Löschkonzept das Thema hinreichend abdeckt.
Mit den Outlook Termineinladungen sollten auch keine Anhänge wie Bewerbungsunterlagen verschickt werden. Für diese sollte es einen zentralen Ort in der Personalabteilung geben, auf den nur die für ein Bewerbungsgespräch erforderlichen Personen ein Zugriffsrecht erhalten. Bitte berücksichtigen Sie auch, dass im Rahmen von Bewerbungsverfahren angefertigte Notizen ebenfalls vom Berechtigungs- und Löschkonzept erfasst sein müssen.
Leseberechtigungen oder Vertreter-Regelungen für Outlook Kalender führen zudem dazu, dass gegebenenfalls die Einsichtnahme in die personenbezogenen Daten der Bewerber durch Personen stattfindet, obwohl dazu keine Berechtigung besteht.
Dieses spezielle Thema macht zu gleich die generelle Problematik deutlich: Auch bei der Verwendung von Outlook muss man sich Gedanken über ein Berechtigungs- und Löschkonzept machen. Unser Datenschutzexperte Christof Kolyvas berät Sie gerne bei Fragen.
Schreibe einen Kommentar