Aufbewahrungsfrist Unterweisungen Arbeitsschutz: Was Sie wissen müssen

Wie lange müssen Unterweisungen im Arbeitsschutz eigentlich aufbewahrt werden? Und was gilt in Bezug auf Datenschutz und Löschfristen? Dieser Beitrag führt Sie durch den Paragraphendschungel und zeigt Ihnen praxisnah, wie Sie Unterweisungen rechtssicher dokumentieren und archivieren.

Warum ist die Aufbewahrungsfrist von Unterweisungen im Arbeitsschutz so wichtig?

Unterweisungen im Arbeitsschutz dokumentieren die Einhaltung gesetzlicher Pflichten. Die Dokumentation dient nicht nur der internen Nachvollziehbarkeit, sondern ist auch im Falle eines Unfalls oder einer behördlichen Prüfung essenziell. Deshalb stellt sich für viele Unternehmen die Frage: Wie lange müssen Unterweisungen aufbewahrt werden?

Die Antwort ist komplex, da sie verschiedene Gesetze und Vorschriften berücksichtigen muss. Als beratende Ingenieure für Arbeitssicherheit und Datenschutz empfehlen wir, diese Dokumente mit Bedacht zu archivieren und die gesetzlich zulässige Aufbewahrungsfrist zu beachten.

Welche Daten sind in der Dokumentation von Unterweisungen enthalten?

Im Rahmen einer Unterweisung im Arbeitsschutz werden personenbezogene Daten verarbeitet. Dazu zählen insbesondere:

• Name des Unterwiesenen
• Name des Unterweisenden
• Datum der Unterweisung
• Thema der Unterweisung
• ggf. Unterschrift oder digitale Bestätigung

Diese Angaben gelten als personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO und unterliegen somit dem Grundsatz der Speicherbegrenzung.

Gesetzliche Grundlagen zur Aufbewahrungsfrist von Unterweisungen

Weder das Arbeitsschutzgesetz (§ 12 ArbSchG) noch die DGUV Vorschrift 1 §4 geben eine klare Dauer der Aufbewahrung vor. Jedoch heißt das nicht, dass alles beliebig ist. Folgende Regelwerke enthalten Empfehlungen oder Hinweise zur Aufbewahrung:

• • DGUV Information 211-005: Empfehlung zur Aufbewahrung von Unterweisungsnachweisen für 2 Jahre
  • Gefahrstoffverordnung: ebenfalls 2 Jahre empfohlen
  • BGB & OWiG: 3 Jahre Verjährungsfrist für zivilrechtliche Ansprüche
  • Sozialrechtliche Forderungen: 5 Jahre zur Absicherung

Tipp: Bei besonderen Daten (z. B. Gesundheitsdaten, Erste-Hilfe-Leistungen) gelten teilweise strengere Anforderungen. Diese müssen gemäß §24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 fünf Jahre aufbewahrt werden.

Wie berechnen Sie die Fristen korrekt?

Viele Tabellen im Netz nennen zwar Fristen, jedoch nicht deren Beginn. Wichtig ist:

• • • Fristbeginn: Tag der Unterweisung (gemäß §187 Abs. 1 BGB)
    • Fristende: Ablauf des Tages im letzten Monat, der dem Unterweisungstag entspricht

Beispiel: Unterweisung am 09.04.2025 → Ende der 2-jährigen Frist: 08.04.2027

Vermeiden Sie automatische Löschungen durch Softwaresysteme ohne manuelle Prüfung. Dies kann im Falle eines Rechtsstreits nachteilig sein.

Empfehlungen zur Dokumentation und Archivierung von Unterweisungen

Nutzen Sie diese Checkliste, um DSGVO-konform zu handeln:

• • 1. Zweckbindung prüfen: Besteht noch ein rechtlicher oder fachlicher Zweck?
    2. Standardlöschfristen anwenden: z. B. 2 oder 3 Jahre
    3. Gesonderte Fristen beachten: z. B. bei besonderen personenbezogenen Daten
    4. Löschkonzepte dokumentieren
    5. Zugriffsrechte einschränken: Datenschutz beachten

Aufbewahrungsfrist Unterweisungen Arbeitsschutz: Unsere Empfehlung

Die richtige Archivierung von Unterweisungen im Arbeitsschutz ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern ein wichtiger Baustein Ihrer Unternehmenssicherheit. Wir empfehlen:

• • • Für Standardunterweisungen: mindestens 2 Jahre
    • Für Rechtsansprüche oder OWiG-Verfahren: mindestens 3 Jahre
    • Für medizinische Inhalte: 5 Jahre

Bei Unsicherheit ist eine Zweckänderung nach DSGVO möglich, etwa zur Abwehr von Rechtsansprüchen. Eine sorgfältige Begründung und Dokumentation ist dann Pflicht.

Fazit: Dokumentation Unterweisungen rechtssicher umsetzen

Die Frage der Aufbewahrungsfrist von Unterweisungen im Arbeitsschutz ist nicht pauschal zu beantworten, aber mit System lösbar. Halten Sie sich an empfohlene Fristen, achten Sie auf den richtigen Fristbeginn und prüfen Sie sorgfältig, wann Daten gelöscht werden dürfen. So handeln Sie DSGVO-konform und sichern sich im Streitfall rechtlich ab.