Nicht jedes Arbeitsverhältnis verläuft optimal. Manchmal erfolgen von Seiten des Arbeitgebers Abmahnungen. Doch wann darf der Arbeitnehmer die Löschung einer Abmahnung verlangen? Dieser Frage gehen wir anhand eines Beispiels des Landesarbeitsgerichts auf den Grund.
Ehemaliger Angestellter fordert Löschung einer Abmahnung
Das ein oder andere Arbeitsverhältnis endet mit einer Kündigung durch den Arbeitgeber und einem Prozess vor dem Arbeitsgericht. Auch wenn nicht nach jeder Kündigung ein Arbeitsprozess folgt, muss man sich auch hier häufig mit Fragen der DS-GVO beschäftigen.
In einem Rechtsstreit vor dem Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg (LAG Baden-Württemberg, Urteil vom 28.07.2023 – 9Sa 73/21) stritten die Parteien über die Löschung einer Abmahnung aus der Personalakte, nachdem das Arbeitsverhältnis beendet war.
Der ehemalige Beschäftigte verlangte nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Löschung von Abmahnungen nach Art. 17 Abs. 1 DS-GVO.
Wann ist die Löschung einer Abmahnung gesetzlich notwendig?
Nach Art. 17 Abs. 1 DS-GVO hat die betroffene Person des Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden und der Verantwortliche ist verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern diese für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind. Abmahnungen enthalten personenbezogene Daten im Sinne von Art. 4 Nummer 1 DS-GVO, weil sie nicht nur Angaben zu Beschäftigten enthalten, sondern auch die abgemahnte Verhaltensweise beschreiben.
Ist das Arbeitsverhältnis beendet, entfällt der Zweck der Verarbeitung. Der Sinn von Abmahnungen, das beanstandete Verhalten zu prüfen und gegebenenfalls eine Warnfunktion im Hinblick auf eine drohende Beendigung zu enthalten, hat dann keinerlei Bedeutung mehr. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Abmahnungen gibt es nicht. Auch dient ihr Verbleib innerhalb der Personalakte nicht mehr der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen des Verantwortlichen im Sinne des Art. 17 Abs. 3 DS-GVO. Von daher können ehemalige Beschäftigte die Löschung einer Abmahnung aus der Personalakte nach Art. 17 DS-GVO verlangen. Die Löschung einer Abmahnung sollte unverzüglich, d.h. ohne schuldhaftes Verzögern erfolgen. Etwas anderes gilt in den Fällen, in denen sich ein an die Kündigung anschließender Arbeitsgerichtsprozess über mehrere Instanzen hinweg erstreckt. Während der Dauer laufender gerichtlicher Verfahren können die Abmahnungen weiterhin verwahrt werden.
Datenschutzexperte von KUECK Industries hilft bei Datenschutzfragen
Arbeitgeber sollten ihren gesetzlichen Verpflichtungen zur Löschung von personenbezogenen Daten insbesondere auch deshalb nachkommen, weil im Falle einer Datenauskunft nach Art. 15 DS-GVO sonst auch die noch nicht gelöschten Daten erfasst werden. Der Datenschutzexperte von KUECK Industries, Christof Kolyvas hilft Ihnen bei Datenschutzfragen gerne weiter.
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