Dienstreisen ins Ausland – wie bereiten Sie diese vor?

Im Rahmen der Betreuung nach DGUV Vorschrift 2 werden die Berater von KUECK Industries immer wieder danach gefragt, welche Regeln für Dienstreisen gelten. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei sicherlich auf Auslandsreisen. Aber auch der Schutz der Gesetzlichen Unfallversicherung ist von Bedeutung. Muss oder kann der Arbeitgeber eine Zusatzversicherung abschließen? Gibt es die Notwendigkeit arbeitsmedizinischer Vorsorgen? Ist eine Reiseapotheke sinnvoll? Nachfolgend ein paar Antworten zum Thema Dienstreisen.

Wer geht auf Dienstreisen.

Als Arbeitgeber dürfen Sie nur solche Beschäftigte auf eine Dienstreise schicken, von denen Sie auch ein sicheres Verhalten erwarten können. Denn diese Beschäftigten müssen in der Lage sein, vor Ort für Ihre Tätigkeit eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen und zu wissen, welches Verhalten richtig und angemessen ist und was Sie als Arbeitgeber bei der Abweichung von Ihren Sicherheitsstandards für ein Verhalten erwarten. Ihren Führungskräften muss klar sein, dass sie ihre Fürsorgepflicht auch im Ausland in vollen Umfang wahrnehmen müssen.

Arbeitsmedizinische Vorbereitung.

Erste Beratung können Ihnen die Betreuer von KUECK Industries geben. Sofern sich aus dem Reiseziel Notwendigkeiten ergeben, muss gemeinsam mit dem Betriebsarzt auf die medizinischen Aspekte der Auslandsreise eingegangen werden. Möglicherweise steht den Beschäftigten eine arbeitsmedizinische Vorsorge zu, evtl. kommen Schutzimpfungen in Frage. Vielleicht braucht es auch eine „Reiseapotheke“.

Einen Plan für den Notfall haben.

Sie können eine Dienstreise noch so akribisch und gut vorbereiten. Einen Notfall werden Sie jedoch nie vollständig verhindern können. Daher müssen Sie sich als Arbeitgeber auch auf den Eintritt eines Notfalles vorbereiten. Dadurch sparen Sie im Ereignisfall viel Zeit und beigen organisatorischen Fehlern vor. Eine schnelle Rettung oder Evakuierung der Beschäftigten, eine geeignete ärztliche Versorgung und funktionierende Kommunikationswege sind die wichtigsten Aspekte für den Notfallplan. Je nach Zielland müssen Sie diese Themen mehr oder weniger intensiv vorbereiten. Das ist besonders wichtig, wenn es in Länder geht, in denen das System der Ersten Hilfe und die Notfallversorgung in Krankenhäusern einen sehr deutlichen Unterschied zu unseren Standards aufweisen.

Der Mitarbeiter im Ausland muss jederzeit die Möglichkeit haben, mit dem Unternehmen zu kommunizieren. KI aktuell empfiehlt dafür ein Informationsblatt mit den wichtigsten Hinweisen und Telefonnummern vorzubereiten.

Arbeitsschutz muss Teil des Angebotes sein.

Nehmen Sie den Bereich Arbeits- und Gesundheitsschutz in die Vertragsgestaltung mit auf. Machen Sie bei der Angebotserstellung schon deutlich, was Ihnen wichtig ist. Dadurch können Sie mit den Vertragspartnern frühzeitig klären, wie beispielsweise Regelungen zu technischen Schutzmaßnahmen, zur PSA oder zur Arbeitsorganisation aussehen (müssen). Auf dieser Basis schließen Sie Verträge und schaffen für Mitarbeiter vor Ort Klarheit.

Ohne Gefährdungsbeurteilung geht nichts.

Für die Tätigkeiten im Ausland ist eine Gefährdungsbeurteilung erforderlich. Bei der Erstellung helfen Ihnen die Berater von KUECK Industries gerne weiter. Es gilt dabei beispielsweise unterschiedliche Rechtssysteme, Mentalitätsunterschiede, Gefahren durch Verkehr, Kriminalität und Natur oder auch örtliche Hygienestandards zu berücksichtigen.

Nach der Gefährdungsbeurteilung folgt die Unterweisung.

Die Ergebnisse der Gefährdungssituation sind den Beschäftigten mittels Unterweisung zu vermitteln. So sind sie in der Lage, kritische Situation vor Ort selber zu erkennen. Sie wissen, wie sich sich verhalten sollen und welche Wege sie im Notfall gehen müssen. Die Unterweisung müssen Sie wie immer dokumentieren.

Themen, an die Sie noch denken könnten.

• Gibt es Einreiseformalitäten, die zu klären und abzuarbeiten sind?
• Hat das Auswärtige Amt Informationen, insbesondere auch zur aktuellen Sicherheitslage im Zielland.
• Ist der Abschluss einer Zusatz- und Rückholversicherung sinnvoll? Gibt es dafür Regelungen seitens ihres gesetzlichen Unfallversicherungsträgers (BG, Unfallkasse)?
• Fertigen Sie von folgenden Dokumenten Kopien anfertigen und bewahren Sie diese im Reisegepäck getrennt von den Originaldokumenten auf: Reisepass, Personalausweis, Visum, Tickets, Hotelbuchung, Kreditkarten.
• Achten Sie darauf, dass Sie die persönlich notwendigen Medikamente in ausreichender Menge im Handgepäck mitführen. Lassen Sie sich hierbei durch Ihren Betriebsarzt oder direkt in der Apotheke beraten. Klären Sie im Vorfeld, ob darunter Medikamente sind, die im Zielland besonderen Rahmen- und Nachweisbedingungen unterliegen (Verordnung, Genehmigung etc.).