Wer kennt Excel nicht als mächtiges Tool, das bei Berechnungen, der Buchhaltung oder in der Personalverwaltung eingesetzt wird. Neben Zahlen und Text kann es auch grafische Darstellungen auf Grundlage der verarbeiteten Zahlen erzeugen. In Excel lässt sich außer Zahlen aber auch Text verarbeiten, ebenso gibt es die Dateieigenschaften.
Excel – Dokumente können der DSGVO unterliegen.
Alles Informationen, die als personenbezogene Daten gelten können und somit der DS-GVO unterliegen. Erfolgt die Verarbeitung der Daten für eigene Zwecke und innerhalb des eigenen Unternehmens, ist dies in aller Regel unproblematisch. Schnell kann eine Excel-Datei aber Ursache einer meldepflichtigen Datenpanne werden, wenn sie an Dritte verschickt wird und „zu viele“ Daten enthält. Bereits die Dateiinformationen können normale personenbezogene Daten enthalten („Relevante Personen“), aber auch besondere Kategorien von Daten, wenn es sich z.B. um Übersichten über Krankheitsstände, krankheitsbedingte Abwesenheiten oder z.B. die Anzahl von Arbeitsunfällen handelt (vgl. Titel, Tags, Kategorien) und dadurch Personen identifizierbar sind. Des Weiteren die Inhalte selbst, aber auch ausgeblendet Spalten, Zeilen oder Zellen, mehrere sichtbare oder unsichtbare Arbeitsblätter in einer Arbeitsmappe sowie Metadaten.
So verhindern Sie eine Datenpanne mit Excel.
Um nicht im Falle der Übermittlung einer Excel-Datei unberechtigterweise personenbezogene Daten offenzulegen und ggf. eine meldepflichtige Datenpanne zu verursachen, hat Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz eine Kurzinformation (AKI) für den öffentlichen Bereich, d.h. Behörden, veröffentlicht. Diese AKI soll helfen, Datenpannen beim Umgang mit Excel zu vermeiden. Excel wird aber nicht nur von Behörden genutzt, sondern mannigfach auch von Unternehmen. Die Aktuelle Kurz-Information 46 ist lesenswert und eine gute Hilfestellung, um für den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten zu sensibilisieren. Eine weitere hilfreiche AKI aus Bayern betrifft das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Auch wenn wir schon Sommer haben, so enthält das Dokument „Frühjahrsputz im Verarbeitungsverzeichnis“ zeitlich unabhängige Vorschläge, wie die Dokumentationspflicht regelmäßig erfüllt werden kann.
Scheuen Sie sich nicht, die Veröffentlichungen zu lesen. Vieles hilft bei der Erfüllung der Vorgaben der DS-GVO, ggf. in angepasster Form. Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, wenden Sie sich gerne an unseren Experten Christof Kolyvas. Und bei der Erstellung von Excel-Tabellen kann unser Programmierer Jordan Kebiwou Sie unterstützen. Gerne erstellen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot.
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