Gefährdungsbeurteilung Software: Die Gefährdungsbeurteilung von der Stange gibt es nicht!

Hunderte Gefährdungsbeurteilungen in wenigen Minuten erstellen? Solche Versprechen klingen verlockend. Doch eine Gefährdungsbeurteilung Software kann Prozesse unterstützen – die tatsächlichen Arbeitsbedingungen vor Ort und die erforderliche Fachkunde kann sie nicht ersetzen.

Gefährdungsbeurteilung Software: Warum „von der Stange“ nicht ausreicht

In sozialen Medien und auf den Internetseiten verschiedener Softwareanbieter findet man derzeit immer häufiger Versprechen wie: „Erstellen Sie Gefährdungsbeurteilungen für 500 Arbeitsplätze in wenigen Minuten.“

Solche Aussagen klingen verlockend. Schließlich wünschen sich viele Unternehmen möglichst wenig Verwaltungsaufwand und gleichzeitig Rechtssicherheit. Doch genau hier beginnt das Problem.

Die Gefährdungsbeurteilung ist keine Checkliste und keine Massenproduktion. Sie ist das zentrale Instrument des Arbeitsschutzes und muss die tatsächlichen Arbeitsbedingungen im Betrieb bewerten.

Warum deshalb selbst scheinbar identische Arbeitsplätze häufig eben nicht gleich sind und weshalb moderne Gefährdungsbeurteilungen heute deutlich mehr leisten müssen als eine Ampelbewertung, zeigt dieser Beitrag.

Gefährdungsbeurteilung: Entscheidend sind die Arbeitsbedingungen

Die Gefährdungsbeurteilung bildet das Herzstück des betrieblichen Arbeitsschutzes. Bereits § 5 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verpflichtet jeden Arbeitgeber dazu, die mit der Arbeit verbundenen Gefährdungen zu ermitteln und die erforderlichen Schutzmaßnahmen festzulegen.

Dabei beschreibt das Gesetz bewusst keinen festen Ablauf und keine vorgefertigten Formulare. Vielmehr verlangt es die Beurteilung der tatsächlichen Arbeitsbedingungen, unter denen Beschäftigte ihre Tätigkeit ausüben. Gerade dieser Grundsatz wird in der Praxis häufig unterschätzt.

Viele Unternehmen beginnen ihre Gefährdungsbeurteilungen mit einer Liste von Tätigkeiten oder Berufsbezeichnungen. Dort finden sich dann Begriffe wie „Sachbearbeiter“, „Verwaltungsmitarbeiter“, „Lagerarbeiter“ oder „Monteur“. Anschließend wird versucht, für jede dieser Tätigkeiten eine allgemeingültige Gefährdungsbeurteilung zu erstellen und möglichst auf alle Beschäftigten dieser Berufsgruppe anzuwenden.

So verständlich dieser Wunsch nach Vereinfachung ist – mit den gesetzlichen Anforderungen hat er nur begrenzt etwas zu tun.

Das ArbSchG spricht deshalb bewusst nicht von Tätigkeiten oder Berufen, sondern von den Arbeitsbedingungen. Genau darauf weisen die Arbeitsschutzexperten von KUECK Industries immer wieder hin. Auch die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) macht dies in ihren Handlungshilfen zur Gefährdungsbeurteilung regelmäßig deutlich.

Betrachtet werden müssen sämtliche Faktoren, die auf die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten Einfluss nehmen. Dazu gehören unter anderem:

• die Arbeitsaufgabe
• die eingesetzten Arbeitsmittel
• die Arbeitsumgebung
• die Arbeitsorganisation
• die Arbeitszeitgestaltung
• psychische Belastungen

Die Gefährdungsbeurteilung ist deshalb keine Beschreibung eines Arbeitsplatzes, sondern eine Analyse seiner konkreten Bedingungen. Gerade moderne Büroarbeitsplätze verdeutlichen dies sehr anschaulich.

Praxisbeispiel: Warum scheinbar identische Arbeitsplätze unterschiedlich sind

Zwei Beschäftigte können dieselbe Stellenbeschreibung besitzen, dieselbe Software verwenden und sogar dieselben Arbeitsaufgaben erledigen. Trotzdem können ihre tatsächlichen Arbeitsbedingungen erheblich voneinander abweichen.

Der erste Arbeitsplatz befindet sich beispielsweise auf der Südseite eines Gebäudes mit bodentiefen Fenstern. Im Sommer entstehen dort erhebliche Wärmelasten und Blendwirkungen.

Der zweite Arbeitsplatz liegt auf der Nordseite desselben Gebäudes und bleibt selbst an heißen Sommertagen vergleichsweise kühl. Beide Beschäftigten arbeiten als Sachbearbeiter – ihre Gefährdungssituation ist dennoch nicht identisch.

Ähnlich verhält es sich mit der Raumakustik. Während ein Mitarbeiter in einem ruhigen Einzelbüro arbeitet, sitzt seine Kollegin in einem Großraumbüro mit regelmäßigem Publikumsverkehr und zahlreichen Telefonaten. Auch hier unterscheiden sich die Belastungen erheblich, obwohl beide dieselbe Tätigkeit ausführen.

Hinzu kommen ergonomische Unterschiede. Moderne elektrisch höhenverstellbare Schreibtische, unterschiedliche Bildschirmgrößen, verschiedene Eingabegeräte oder alternative Beleuchtungssysteme beeinflussen die Belastung des Muskel-Skelett-Systems ebenso wie die Beanspruchung der Augen.

Auch organisatorische Faktoren verändern die Arbeitsbedingungen teilweise grundlegend, beispielsweise:

• Schichtarbeit
• Homeoffice
• Desk Sharing
• häufige Kundenkontakte
• unterschiedliche Arbeitsabläufe

Genau deshalb betrachtet die Gefährdungsbeurteilung nicht den Beruf, sondern den tatsächlichen Arbeitsplatz.

Diese Sichtweise wird durch die Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie (GDA) zusätzlich gestützt. Die GDA beschreibt die Gefährdungsbeurteilung ausdrücklich als systematische Ermittlung und Bewertung der konkreten Arbeitsbedingungen. Ziel ist es nicht, möglichst viele Formulare zu erzeugen, sondern reale Gefährdungen zu erkennen und wirksame Schutzmaßnahmen abzuleiten.

Daraus folgt zwangsläufig eine wichtige Erkenntnis: Je genauer Arbeitsplätze betrachtet werden, desto deutlicher werden ihre Unterschiede.

Was eine Gefährdungsbeurteilung Software nicht automatisch erkennen kann

Die Vorstellung, hunderte Arbeitsplätze ließen sich allein aufgrund identischer Stellenbezeichnungen oder Organigramme gemeinsam beurteilen, wird diesem Ansatz kaum gerecht.

Moderne Gefährdungsbeurteilungen orientieren sich deshalb zunehmend an den tatsächlichen Verhältnissen im Betrieb und weniger an organisatorischen Vereinfachungen.

Gerade hierin liegt einer der größten Vorteile einer Vor-Ort-Begehung. Erst beim direkten Gespräch mit den Beschäftigten und bei der Betrachtung der konkreten Arbeitsbedingungen werden viele Besonderheiten sichtbar, die sich in keiner Arbeitsplatzbeschreibung und durch keine Software automatisch erkennen lassen.

Die Gefährdungsbeurteilung ist deshalb weit mehr als das Ausfüllen eines Formulars.

Trotzdem können die Arbeitsschutzexperten von KUECK Industries mit Ihnen eine „Standard“-Gefährdungsbeurteilung für alle weitestgehend gleichartigen Arbeitsplätze erstellen, die dann gegebenenfalls individualisiert angepasst werden kann.

Wann Arbeitsplätze für die Gefährdungsbeurteilung nicht mehr gleichartig sind

Das ArbSchG erlaubt ausdrücklich, gleichartige Arbeitsplätze gemeinsam zu beurteilen. Dieser Satz wird jedoch häufig missverstanden.

Gleichartig bedeutet nicht, dass Beschäftigte dieselbe Berufsbezeichnung tragen oder dieselbe Tätigkeit ausüben. Entscheidend sind vielmehr vergleichbare Arbeitsbedingungen.

In der Praxis zeigt sich schnell, wie selten vollständig gleichartige Arbeitsplätze tatsächlich sind. Bereits zwei Sachbearbeiter können unter völlig unterschiedlichen Bedingungen arbeiten, obwohl ihre Stellenbeschreibung identisch ist.

Sitzt – wie in dem vorstehenden Beispiel – ein Beschäftigter auf der Südseite eines Gebäudes, ist er im Sommer häufig deutlich höheren Wärmelasten und stärkeren Blendwirkungen ausgesetzt als seine Kollegin auf der Nordseite. Nach der ASR A3.5 können sich daraus bereits unterschiedliche Anforderungen an den sommerlichen Wärmeschutz ergeben. Gleichzeitig beeinflussen Fenstergröße, Verschattung und Tageslichteinfall sowohl die Raumtemperatur als auch die Beleuchtungssituation.

Auch die technische Ausstattung unterscheidet sich häufig erheblich. Während ein Arbeitsplatz mit elektrisch höhenverstellbarem Schreibtisch, ergonomischem Bürostuhl und zwei großen Bildschirmen ausgestattet ist, arbeitet ein anderer Beschäftigter möglicherweise noch an einem starren Schreibtisch mit Notebook. Bereits dadurch verändern sich ergonomische Belastungen und die Anforderungen an die Arbeitsgestaltung.

Hinzu kommen organisatorische Unterschiede:

• Im Großraumbüro entstehen andere Belastungen durch Lärm und Unterbrechungen als im Einzelbüro.
• Homeoffice und Desk Sharing verändern die tatsächlichen Arbeitsbedingungen.
• Wechselnde Besprechungsräume können zusätzliche Unterschiede schaffen.
• Verschiedene Arbeitsabläufe, Software oder unterschiedlich hoher Publikumsverkehr können selbst in identischen Räumen zu anderen Bedingungen führen.

Gerade diese Vielzahl möglicher Einflussfaktoren zeigt, warum pauschale Aussagen über „500 identische Büroarbeitsplätze“ in der Praxis kritisch zu hinterfragen sind.

Die Gefährdungsbeurteilung betrachtet die konkrete Arbeitssituation des jeweiligen Beschäftigten.

Gefährdungsbeurteilung Software: Warum Ampelsysteme nicht immer ausreichen

Viele Gefährdungsbeurteilungen arbeiten noch immer mit bunten Risikomatrizen oder Ampelsystemen. Grün bedeutet unkritisch, Gelb weist auf Handlungsbedarf hin und Rot signalisiert ein hohes Risiko.

Dieses Verfahren stammt ursprünglich aus dem technischen Risikomanagement und wird bis heute in zahlreichen Softwarelösungen verwendet.

Jüngst wurde den Arbeitsschutzexperten von KUECK Industries eine Universalcheckliste mit Ampelbewertungen eines Industrieausrüsters zur Bewertung vorgelegt, die dieser seinen Kunden für „kleines Geld“ anbietet. Wir sind der Auffassung, dass diese Unterlagen in Scheinsicherheit wiegen und einer Überprüfung im Schadensfall nicht standhalten.

Für viele Bereiche des modernen Arbeitsschutzes ist dieser Ansatz heute nur noch eingeschränkt geeignet. Der Grund liegt in der zunehmenden Konkretisierung gesetzlicher und technischer Anforderungen.

In den vergangenen Jahren wurden zahlreiche Technische Regeln für Arbeitsstätten, Gefahrstoffe oder Biostoffe weiterentwickelt. Gleichzeitig stehen heute arbeitswissenschaftliche Bewertungsverfahren zur Verfügung, die deutlich objektiver sind als eine rein subjektive Risikoeinschätzung.

Ist beispielsweise in einer Technischen Regel eine Beleuchtungsstärke von mindestens 500 Lux gefordert, stellt sich nicht mehr die Frage, ob 320 Lux ein gelbes oder rotes Risiko darstellen. Der Arbeitsplatz entspricht schlicht nicht dem Stand der Technik.

Das gilt beispielsweise auch für:

• Raumtemperaturen
• Lärmpegel
• Luftqualität
• ergonomische Anforderungen

Hier liefern Messungen und normierte Bewertungsverfahren deutlich belastbarere Ergebnisse als eine allgemeine Risikomatrix.

Das bedeutet nicht, dass Risikomatrizen vollständig überholt sind. Sie können weiterhin sinnvoll sein, wenn Gefährdungen nicht unmittelbar messbar sind oder mehrere Einflussgrößen gegeneinander abgewogen werden müssen.

Dort jedoch, wo konkrete gesetzliche oder technische Anforderungen bestehen, sollte die Bewertung auf objektiven Kriterien beruhen.

Moderne Gefährdungsbeurteilungen entwickeln sich deshalb zunehmend von einer subjektiven Risikoeinschätzung hin zu einer nachvollziehbaren arbeitswissenschaftlichen Bewertung.

Moderne Gefährdungsbeurteilungen beruhen auf arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen

Wer heute eine Gefährdungsbeurteilung erstellt, arbeitet unter völlig anderen fachlichen Rahmenbedingungen als noch vor zwanzig Jahren.

Damals waren viele Bewertungen zwangsläufig erfahrungsbasiert. Zahlreiche Technische Regeln existierten noch nicht oder befanden sich erst im Aufbau. Häufig mussten Fachkräfte für Arbeitssicherheit ihre Einschätzungen auf allgemeine Erfahrungswerte und persönliche Beobachtungen stützen.

Diese Situation hat sich grundlegend verändert.

Inzwischen stehen den Unternehmen eine Vielzahl staatlicher Regeln, arbeitswissenschaftlicher Erkenntnisse sowie normierter Messverfahren zur Verfügung. Dazu gehören:

• die Technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR)
• die Technischen Regeln für Gefahrstoffe (TRGS)
• die Technischen Regeln für Biologische Arbeitsstoffe (TRBA)
• die Empfehlungen der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA)
• die Regeln und Informationen der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV)
• zahlreiche arbeitsmedizinische Erkenntnisse

Sie ermöglichen heute eine wesentlich objektivere Bewertung von Arbeitsbedingungen.

Die Gefährdungsbeurteilung besteht heute nicht mehr darin, Gefährdungen ausschließlich subjektiv einzuschätzen. Vielmehr geht es darum, die tatsächlichen Arbeitsbedingungen möglichst objektiv zu erfassen und sie mit dem Stand der Technik, den gesicherten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen und den geltenden Rechtsvorschriften zu vergleichen.

Diese Entwicklung zeigt einen grundlegenden Wandel im Arbeitsschutz. Die Gefährdungsbeurteilung entwickelt sich zunehmend von einer erfahrungsbasierten Einschätzung hin zu einer nachvollziehbaren und überprüfbaren Bewertung der tatsächlichen Arbeitsbedingungen.

Genau deshalb genügt es heute nicht mehr, vorhandene Textbausteine zu übernehmen oder Gefährdungen pauschal zu beschreiben. Je konkreter die Arbeitsbedingungen bewertet werden können, desto stärker rückt der einzelne Arbeitsplatz in den Mittelpunkt.

Risikomatrizen haben deshalb ihren Platz heute vor allem dort, wo keine konkreten Bewertungsmaßstäbe existieren oder mehrere Einflussgrößen gegeneinander abgewogen werden müssen. Für viele klassische Fragestellungen des Arbeitsschutzes stehen inzwischen jedoch wesentlich präzisere Bewertungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Genau darin liegt eine der größten Veränderungen moderner Gefährdungsbeurteilungen: Sie werden zunehmend messbar, nachvollziehbar und wissenschaftlich fundiert. Das verbessert nicht nur ihre Qualität, sondern erhöht zugleich ihre rechtliche Belastbarkeit.

Gefährdungsbeurteilung Software kann unterstützen – Fachkunde aber nicht ersetzen

Diese Entwicklung bedeutet keineswegs, dass moderne Softwarelösungen im Arbeitsschutz überflüssig wären. Ganz im Gegenteil.

Digitale Systeme haben in den vergangenen Jahren einen erheblichen Beitrag dazu geleistet, Arbeitsschutzprozesse effizienter, transparenter und besser dokumentierbar zu gestalten.

Kaum ein Unternehmen möchte heute noch auf digitale Lösungen zur Verwaltung von Maßnahmen, Prüffristen oder Unterweisungen verzichten. Software kann unter anderem:

• Verantwortlichkeiten abbilden
• Erinnerungen versenden
• Dokumente verwalten
• Prüfprotokolle archivieren
• den Bearbeitungsstand von Maßnahmen nachvollziehbar darstellen

Gerade bei größeren Unternehmen mit mehreren Standorten wäre eine solche Organisation ohne digitale Unterstützung kaum noch wirtschaftlich möglich. Hier liegen die eigentlichen Stärken moderner Arbeitsschutzsoftware.

Wo die Gefährdungsbeurteilung Software an ihre Grenzen stößt

Problematisch wird es jedoch dort, wo der Eindruck entsteht, die fachliche Gefährdungsbeurteilung selbst lasse sich vollständig automatisieren.

Denn genau an dieser Stelle stößt jede Software an ihre systembedingten Grenzen.

Kein Programm kann eigenständig erkennen, dass ein Arbeitsplatz im Sommer regelmäßig durch tief stehende Sonneneinstrahlung blendet. Keine Software bemerkt, dass eine Tür ständig offensteht und dadurch Zugluft entsteht.

Ebenso wenig erkennt sie, dass sich Beschäftigte aufgrund einer ungünstigen Raumakustik kaum noch konzentrieren können oder dass organisatorische Veränderungen zu einer erheblichen psychischen Belastung geführt haben.

All diese Informationen entstehen erst durch:

• die Betrachtung der tatsächlichen Arbeitsbedingungen vor Ort
• Gespräche mit Beschäftigten
• Beobachtungen während einer Begehung
• konkrete Messungen

Genau diese Informationen bilden die Grundlage einer fachgerechten Gefährdungsbeurteilung.

Gefährdungsbeurteilung ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Hinzu kommt ein weiterer Aspekt, der in Werbeaussagen häufig unberücksichtigt bleibt.

Die Gefährdungsbeurteilung ist kein einmaliger Vorgang, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess.

Arbeitsplätze verändern sich. Neue Maschinen werden beschafft, Räume werden umgebaut, Arbeitsabläufe ändern sich, gesetzliche Anforderungen entwickeln sich weiter und neue arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse fließen in Technische Regeln ein.

Eine Gefährdungsbeurteilung muss diese Veränderungen fortlaufend berücksichtigen.

Eine Gefährdungsbeurteilung Software kann diesen Prozess hervorragend begleiten. Sie erinnert an Überprüfungen, dokumentiert Änderungen und sorgt für Transparenz.

Die Entscheidung, welche Gefährdungen tatsächlich bestehen und welche Maßnahmen erforderlich sind, bleibt jedoch eine fachliche Aufgabe.

Gerade deshalb ist die häufig anzutreffende Aussage, eine Software könne Gefährdungsbeurteilungen für mehrere hundert Arbeitsplätze nahezu automatisch erstellen, kritisch zu betrachten.

Digitale Werkzeuge können vorhandene Informationen vervielfältigen, strukturieren und verwalten. Ob diese Informationen für den jeweiligen Arbeitsplatz tatsächlich zutreffen, können sie jedoch nicht selbst beurteilen.

Fazit: Gefährdungsbeurteilung Software ist Werkzeug, nicht Ersatz für Fachkunde

Letztlich verhält es sich mit einer Gefährdungsbeurteilung ähnlich wie mit einer medizinischen Diagnose.

Moderne Diagnosesoftware kann Laborwerte auswerten, Röntgenbilder darstellen oder Untersuchungsergebnisse dokumentieren. Die eigentliche Diagnose trifft dennoch der Arzt, weil sie immer den konkreten Menschen berücksichtigt.

Nicht anders verhält es sich im Arbeitsschutz.

Die Software liefert wertvolle Werkzeuge. Die fachliche Bewertung der tatsächlichen Arbeitsbedingungen bleibt jedoch Aufgabe qualifizierter Menschen.

Software und Vorlagen aus dem Internet können die gesetzlich geforderte fachkundige Unterstützung durch die Fachkraft für Arbeitssicherheit und den Betriebsarzt nicht ersetzen.

Die Arbeitsschutzexperten von KUECK Industries unterstützen Sie dabei, die tatsächlichen Arbeitsbedingungen in Ihrem Unternehmen zu beurteilen und Gefährdungsbeurteilungen fachgerecht zu erstellen. Dabei können digitale Lösungen die Prozesse sinnvoll begleiten – die fachliche Beurteilung bleibt jedoch entscheidend.

Teilen Sie Ihre Erfahrungen gerne in den Kommentaren. Wir freuen uns auf den fachlichen Austausch.