Eine gemeinsame E-Mail-Adresse für Verantwortlichen und Datenschutzbeauftragten? Das kann zum Datenschutzproblem werden. Das BayLDA stellt klar, warum eine separate Kontaktadresse für Datenschutzbeauftragte erforderlich ist und wer auf dieses Postfach zugreifen darf. Für Unternehmen lohnt sich deshalb ein genauer Blick auf die eigenen Datenschutzinformationen.
Datenschutz ist Vertrauenssache
Der Datenschutzbeauftragte ist Kontaktperson für die von der Datenverarbeitung betroffenen Personen. Sie können den Datenschutzbeauftragten zu allen mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und der Wahrnehmung Ihrer Rechte gemäß der DSGVO im Zusammenhang stehenden Fragen zu Rate ziehen.
Als Kontaktperson ist der DSB zur Wahrung der Geheimhaltung und Vertraulichkeit nach Art. 38 Abs. 5 DSGVO verpflichtet.
Gerade deshalb kommt der Kontaktadresse des Datenschutzbeauftragten eine besondere Bedeutung zu.
Separate Kontaktadresse für Datenschutzbeauftragte ist Pflicht
Viele Unternehmen geben in ihren Datenschutzinformationen für den Kontakt zum Verantwortlichen und für den Kontakt zum Datenschutzbeauftragten (DSB) dieselbe E-Mail-Adresse an.
Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) bewertet dies in seinem Tätigkeitsbericht 2025 ausdrücklich als unzulässig. Eine separate Kontaktadresse für den Datenschutzbeauftragten ist eine konkrete rechtliche Anforderung.
Warum identische Kontaktadressen unzulässig sind
DSB sind nach Art. 38 Abs. 5 DSGVO zur Wahrung der Geheimhaltung und Vertraulichkeit verpflichtet.
Diese Pflicht wird nur erfüllt, wenn betroffene Personen für den Kontakt zum DSB eine Adresse nutzen können, auf die nur der DSB Zugriff hat. Wer sich vertraulich an den DSB wenden möchte – etwa mit Hinweisen auf interne Datenschutzverstöße – muss dabei sicher sein, dass die Nachricht ausschließlich den DSB erreicht.
Sonst wird die Funktion des DSB grundlegend untergraben.
Gemäß Art. 13 und 14 DSGVO müssen Verantwortliche in ihren Datenschutzinformationen sowohl ihre eigenen Kontaktdaten als auch die des DSB angeben. Wer dort dieselbe Adresse hinterlegt, erfüllt beide Anforderungen formal – aber eben nicht inhaltlich.
Rechtliche Grundlage für die Kontaktadresse des Datenschutzbeauftragten
Art. 38 Abs. 2 DSGVO verpflichtet den Verantwortlichen, dem DSB die Ressourcen bereitzustellen, die dieser zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt.
Das BayLDA stellt klar: Dazu gehört ausdrücklich auch eine separate Kontaktadresse für den Datenschutzbeauftragten, zu der ausschließlich
- der DSB,
- eine benannte Stellvertretung oder
- weisungsmäßig unterstelltes Personal
Zugang haben darf.
Damit geht es bei einer eigenen E-Mail-Adresse für den Datenschutzbeauftragten nicht nur um eine organisatorische Frage. Entscheidend ist, dass eine vertrauliche Kontaktaufnahme tatsächlich möglich bleibt.
So lässt sich eine separate E-Mail-Adresse für den Datenschutzbeauftragten umsetzen
Die Umsetzung ist technisch unkompliziert. Für den E-Mail-Kontakt empfiehlt sich eine eigens eingerichtete Funktionsadresse, etwa in der Form:
Sicherzustellen ist, dass nur der DSB und ggf. seine Stellvertretung auf dieses Postfach zugreifen können – nie der Verantwortliche selbst.
Auch beim Postweg muss die Vertraulichkeit gewahrt bleiben
Der BayLDA weist auch auf den postalischen Weg hin: Eingänge, die dem DSB zuzuordnen sind – erkennbar etwa durch einen Adresszusatz wie „Datenschutzbeauftragter“ – müssen dem DSB direkt und ungeöffnet zugeleitet werden.
Der Verantwortliche darf keinen inhaltlichen Zugriff erhalten.
Damit betrifft die Anforderung nicht allein die E-Mail-Adresse des Datenschutzbeauftragten. Entscheidend ist vielmehr, dass der Kontakt zum DSB unabhängig vom gewählten Kommunikationsweg vertraulich erfolgen kann.
Häufiger Fehler bei den Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Das BayLDA macht deutlich, dass dieses Problem in regelmäßigen Abständen auffällt.
Verantwortliche, die entweder aufgrund gesetzlicher Pflicht oder freiwillig einen DSB benannt haben, übersehen bei der Gestaltung ihrer Datenschutzinformationen häufig, dass zwei funktional unterschiedliche Kontaktkanäle nötig sind.
Dabei betrifft die Anforderung sowohl verpflichtend benannte als auch freiwillig bestellte DSB.
Für Unternehmen bietet sich daher ein einfacher Check der eigenen Datenschutzinformationen an:
- Ist für den Verantwortlichen eine Kontaktadresse angegeben?
- Gibt es davon getrennte Kontaktdaten für den Datenschutzbeauftragten?
- Hat ausschließlich der DSB bzw. der zulässige Personenkreis Zugriff auf dessen Postfach?
- Werden postalische Schreiben an den DSB ungeöffnet weitergeleitet?
Bereits diese Prüfung kann zeigen, ob bei der Kontaktadresse des Datenschutzbeauftragten Handlungsbedarf besteht.
Datenschutz in der Praxis: Weitere Informationen
Datenschutzrechtliche Anforderungen scheitern in Unternehmen häufig nicht an großen Grundsatzfragen, sondern an Details der täglichen Praxis. Deshalb lohnt sich auch ein Blick auf unsere weiteren Beiträge.
So haben wir beispielsweise bereits erläutert, warum bei einem Löschungsanspruch nicht nur der offensichtliche Datensatz berücksichtigt werden sollte:
➡️ Löschung von E-Mail-Adressen in Outlook
Weitere Hintergründe zum Löschungsanspruch nach der DSGVO finden Sie außerdem hier:
➡️ Recht auf Löschung nach DSGVO
Fazit: Kontaktadresse für Datenschutzbeauftragte überprüfen
Die separate Kontaktadresse für den Datenschutzbeauftragten ist eine klare Vorgabe aus Art. 38 Abs. 2 und Abs. 5 DSGVO.
Wer in seinen Datenschutzinformationen nur eine einheitliche Kontaktadresse für Verantwortlichen und DSB ausweist, riskiert nicht nur eine Rüge durch die Aufsichtsbehörde, sondern unterhöhlt die Vertraulichkeit des DSB strukturell.
Überprüfen Sie deshalb Ihre eigenen Datenschutzinformationen zeitnah. Soweit noch nicht vorhanden, sollten Sie eine dedizierte Kontaktmöglichkeit für den DSB einrichten.
Das ist mit geringem technischem Aufwand möglich, schafft aber die nötige Klarheit und Rechtskonformität.
Wie ist der Kontakt zu Ihrem Datenschutzbeauftragten geregelt?
Nutzen Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter in Ihrem Unternehmen bereits getrennte Kontaktadressen? Oder haben Sie Ihre Datenschutzinformationen aufgrund der Hinweise des BayLDA angepasst?
Teilen Sie Ihre Erfahrungen gerne in den Kommentaren. Wir freuen uns auf den fachlichen Austausch.
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