In Unternehmen findet man immer wieder Listen mit Informationen von Personen, die für bestimmte Situationen Ansprechpartner sind. Häufig sind diese Listen öffentlich ausgehängt. In einem Kundenbetrieb von KUECK Industries kam jüngst der Hinweis des Datenschutzbeauftragten, dass dieser Aushang datenschutzrechtlich unzulässig sei. Wir von KI aktuell haben unseren Datenschutzexperten Rechtsanwalt Christof Kolyvas in punkto Datenschutz eines Aushangs gefragt.
Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Listen können den Namen, Vornamen, die Telefonnummer/Mobilnummer oder eine E-Mail-Adresse enthalten. Bei den genannten Informationen handelt es sich um personenbezogene Daten im Sinne der DS-GVO. Verarbeitung ist die Offenlegung der Liste durch eine andere Form der Bereitstellung, den Aushang. Somit sind die Vorschriften der DS-GVO auch bei Namenslisten einzuhalten. Im Rahmen vom Datenschutz beim Aushang ist noch zu unterscheiden, ob die Namenslisten in Bereichen ausgehängt werden zu denen nur Beschäftigte oder auch Dritte Zutritt haben.
Datenschutz beim Aushang – die Psyeudonymisierung
Auch wenn Listen veröffentlicht werden, die nach Auffassung der Verfasser pseudonymisiert sind, fallen diese unter den Anwendungsbereich der DS-GVO. Im Falle einer Pseudonymisierung werden personenbezogene Daten durch Ident-Nr., Kennziffern oder z.B. Zufallszahlen ersetzt. Diese können jedoch mit zusätzlichen Hilfsmitteln wie Listen der vergebenen Kennziffern oder Zufallszahlen wieder in ihre Ausgangsdaten zurückgeführt werden. Die „Repseudonymisierung“ führt dann dazu, dass wieder natürliche Personen erkennbar sind.
Die Rechtsgrundlage
Manchmal sagt einem das Gefühl, dass eine Liste ausgehängt werden darf. Beantwortet werden sollte aber immer die Frage nach der Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, egal was mit der Liste erreicht werden soll. Listen sind auch nach der DS-GVO zulässig. Ein jeder Aushang erfordert aber eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 DS-GVO, damit er rechtmäßig ist. In Frage kommen z.B. die Einwilligung, die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder das berechtigte Interesse des Verantwortlichen.
Listen mit allen Geburtstagsdaten sind nur mit Einwilligung zulässig. Listen der An- oder Abwesenheit nebst Angabe von Gründen sind gar nicht zulässig, wenn sie z.B. die Information „krank oder AU“ enthalten.
Datenschutz: Aushang von Kontaktlisten für den Notfall
Aus berechtigtem Interesse dürfen z.B. Kontaktlisten mit Personen ausgehängt werden, die im Notfall erreichbar sein müssen. Manchmal ist es zweckmäßig derartige Listen auch in öffentlich zugänglichen Bereichen auszulegen, wenn z.B. Dritte (Polizei, Feuerwehr) das Gebäude betreten und schnellstmöglich Kontakt haben müssen.
Aus berechtigtem Interesse können z.B. auch Notfallkarten wie die des BSI für IT-Notfälle, die eine Telefonnummer für Notfälle enthält, ausgehängt werden. Offengelegt wird zwar nur eine Telefonnummer, aber auch die ist ein personenbezogenes Datum.
Datenschutz: Aushang von Ersthelfern
Ausgehängt werden müssen die Namen der Ersthelfer an geeigneten Stellen im Betrieb. Enthalten sein müssen die Namen der Ersthelfer sowie Ersthelferinnen und Betriebssanitäter sowie Betriebssanitäterinnen. Unproblematisch ist es, wenn zusätzlich noch eine Rufnummer für diese Personen veröffentlicht wird. Ebenso ist auf den Aushängen die Anschrift des nächsterreichbaren Arztes (ebenfalls personenbezogene Daten) zu veröffentlichen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO i.V.m. § 24 Abs. 5 der DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“.
Hinweis zum Datenschutz beim Aushang:
Das Aushängen von Namen und Kontaktdaten von Erst- und Brandschutzhelfern im Unternehmen ist also erlaubt und sogar verpflichtend gefordert. Die Informationen sind auf das notwendige Maß zu beschränken: Name, Rufnummer, ggf. Mailadresse. Bei der Vernichtung der Daten ist auf die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften zu achten.
Arbeitgeber, die die Druckluftverordnung einzuhalten haben, müssen Namen, Anschrift und Fernsprechnummer des ermächtigten Arztes an der Arbeitsstelle an geeigneter und allen zugänglicher Stelle aushängen.
Bei der Entsorgung der Listen ist die DS-GVO ebenfalls einzuhalten. Von daher sind diese Listen entweder zu schreddern oder in entsprechend abschließbaren Behältern zu entsorgen.
Fazit
Aushänge im Unternehmen mit personenbezogenen Daten sind auch heute noch berechtigt oder vorgeschrieben. Wenn Sie Listen veröffentlichen, sollten Sie vorher die Rechtsgrundlage prüfen. Dass auch das Thema Namensliste datenschutzrechtlich Relevanz haben kann, zeigen die jährlichen Tätigkeitsberichte der Datenschutzbeauftragten der Länder. Ansprechpartner für die Prüfung ist der Datenschutzbeauftragte, der immer ordnungsgemäß und frühzeitig in alle mit dem Schutz personenbezogener Daten zusammenhängenden Fragen einzubinden ist.
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