DATENSCHUTZ: Haben Sie noch (Papier)-Personalakten?

Unternehmen verarbeiten Personaldaten in unterschiedlicher Form. Manche Unternehmen haben entsprechende Software andere nutzen noch die klassischen Papierakten. Bei Papierakten kann sich datenschutzrechtlich die Frage stellen, ob diese ein Dateisystem darstellen und die Löschpflichten nach Art. 17 DS-GVO bestehen.

Der sachliche Anwendungsbereich der DS-GVO erfasst die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die nicht automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen. Als Dateisystem definiert die DS-GVO die strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich sind, unabhängig davon, ob diese Sammlung zentral, dezentral oder nach funktionalen oder geographischen Gesichtspunkten geordnet geführt wird.

Im Falle von Papierakten könnte man argumentieren, dass die Personaldaten in der Akte nicht der DS-GVO unterfallen. Diese Auffassung hat das LAG Baden-Württemberg in seinem Urteil vom 28.07.2023 – 9 Sa 73/21 zurückgewiesen. Auch eine (Papier)Personalakte sei danach ein Dateisystem, weil ein gleichartiger Aufbau nach bestimmten Kriterien wie Name, Vorname und Personalnummer vorliege. Ein gleichartiger Aufbau sei bei Akten, die nach Personen gegliedert seien, immer gegeben. Merkmale für einen gleichartigen Aufbau seien z.B. der Name, ein Aktenzeichen eine Personalnummer oder eine Adresse. Unabhängig von dem Urteil gilt eine weite Auslegung des Begriffs „Dateisystem“, die den Anwendungsbereich der DS-GVO entsprechend erweitert.

Ebenso stellte das Urteil klar, dass es keine bestimmte Anzahl von Akten geben müsse, die gleichartig aufgebaut seien, um von einer strukturierten Sammlung auszugehen. Das Gesetz enthalte keine entsprechende Vorgabe. Daher könnten bereits zwei strukturierte Vorgänge, zu denen entweder weitere Vorgänge hinzukommen könnten, aber nicht müssten, die Bedingungen für ein Dateisystem erfüllen. Nur Akten oder Aktensammlungen sowie ihre Deckblätter, die nicht nach bestimmten Kriterien geordnet seien, fielen nicht unter den Begriff des Dateisystems.

Somit besteht, wie im Streitfall, z.B. ein Anspruch auf Löschung von Abmahnungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses nach Art. 17 DS-GVO. Gleichzeitig habe aber auch Arbeitgeber die Pflicht zur Löschung nach Art. 17 DS-GVO zu beachten bei personenbezogenen Daten in Papierakten zu beachten, wenn der Zweck der Verarbeitung entfallen ist.

Bei Fragen zum Datenschutz nehmen Sie gerne Kontakt zu unserem Experten Christof Kolyvas auf. Brauch Sie einen Datenschutzbeauftragten helfen wir von KUECK Industries gerne weiter.