Datenschutz: Angaben zur Abwesenheitsgründen in Dienst-/Schichtplänen

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Immer wieder ein Thema ist die Frage, ob in einem Dienst-/Schichtplan der Grund für die An- oder Abwesenheit genannt werden darf. In einigen Unternehmen wird in den Plänen vermerkt, ob Beschäftigte abwesend sind, weil sie Urlaub haben oder krank sind.

Bei derartigen Aushängen handelt es sich rechtlich um die Offenlegung personenbezogener Daten, so dass eine Rechtsgrundlage erforderlich ist. Für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses ist § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG die maßgebliche Rechtsgrundlage. Die personenbezogenen Daten Beschäftigter dürfen zum Zwecke der Personalplanung und des Personaleinsatzes verarbeitet werden, wenn dies erforderlich ist. Erforderlich ist mit Sicherheit, dass bekannt ist, wer wann anwesend ist. Nicht erforderlich ist jedoch, den Grund anzugeben warum jemand abwesend ist. Dies gilt umso mehr, wenn es sich bei dem personenbezogenen Datum und ein Gesundheitsdatum handelt, wie den Status „krank“. Gesundheitsdaten unterliegen dem besonderen Schutz von Art. 9 DSGVO und dürfen grundsätzlich nicht verarbeitet werden.

Dienstpläne sollten auch nur so aufgehängt werden, dass sie nur von denjenigen eingesehen werden können, die sie dienstlich benötigen. Keine gute Idee ist es z.B., Dienstpläne so auszuhängen, dass gegebenenfalls auch Dritte, wie z.B. Besucher, Einsicht in die Dienstpläne nehmen können.

Sollten Sie Fragen zum Datenschutz haben, berät Sie unser Datenschutzexperte Christof Kolyvas gerne.

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